Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”) informuje się o przetwarzaniu danych oraz o prawach związanych z przetwarzaniem danych.

Administrator danych

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Instytut Psychiatrii i Neurologii (dalej IPiN lub Instytut) z siedzibą w Warszawie przy ul. Sobieskiego 9 (kod pocztowy: 02-957), wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000133539, NIP: 5250009387, REGON: 000288509.

Inspektor Ochrony Danych:

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo skontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowym:

• drogą elektroniczną: iod@ipin.edu.pl lub
• korespondencyjnie na adres Instytutu: ul. Sobieskiego 9, 02-957 Warszawa (z dopiskiem „Ochrona Danych Osobowych”).

Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych

Podane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

1. a) związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, w tym:

• ustalenia tożsamości przed udzieleniem świadczeń zdrowotnych
• diagnozy medycznej i leczenia,
• zapewnienia opieki zdrowotnej oraz
• podejmowania działań w zakresie profilaktyki zdrowotnej, w tym informowania o możliwości skorzystania ze świadczeń zdrowotnych lub przekazywania zaproszeń na badania,
• zapewnienia zabezpieczenia społecznego, w tym wystawiania zaświadczeń lekarskich a to na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit h) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego dalej „RODO”) w związku z ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia oraz innymi właściwymi przepisami prawa krajowego odnoszącymi się do udzielania świadczeń zdrowotnych;

1. b) archiwalnych, naukowych lub statystycznych – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. j) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych;
2. c) obrony przez roszczeniami i dochodzenia roszczeń – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przez Administratora;
3. d) finansowo – księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania przepisów prawa m.in. podatkowych.

Odbiorcy danych

Administrator może przekazać Państwa dane następującym podmiotom:

• podmiotom leczniczym współpracującym z Instytutem Psychiatrii i Neurologii w celu zapewnienia ciągłości leczenia oraz dostępności świadczeń zdrowotnych;
• dostawcom usług technicznych i organizacyjnych Instytutu Psychiatrii i Neurologii, które umożliwiają udzielanie świadczeń zdrowotnych (np. dostawcom i podmiotom wyspecjalizowanym w zapewnianiu obsługi technicznej systemów teleinformatycznych i aparatury medycznej);
• podmiotom prowadzącym rejestry medyczne na podstawie obowiązujących przepisów prawa;
• uprawnionym na podstawie przepisów prawa odbiorcom, np. wymienionym w art. 26 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Okres przechowywania danych

Instytut Psychiatrii i Neurologii przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

1. dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała luz zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon.
2. dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
3. zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie,
4. skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:
5. a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
6. b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba ze pacjent odebrał skierowanie,

Po upływie okresów przechowywania podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. W pozostałych sytuacjach dane osobowe będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa okres przechowywania dokumentacji medycznej, zgodnie z przepisami prawa, w szczególności art. 29 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta .

W sytuacji gdy Państwa dane będą przetwarzane w celach związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń, dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 6 lat od dnia udzielenia świadczenia zdrowotnego. Okres ten może zostać wydłużony, w innych przypadkach, przewidzianych przepisami prawa.

W przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej Państwa dane osobowe będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej, tj. przez 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym świadczenie wykonano.

Transfer danych poza EOG

Instytut Psychiatrii i Neurologii może przekazywać Państwa dane osobowe do odbiorców zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym w związku z zapewnianiem obsługi technicznej aparatury medycznej oraz systemów informatycznych przez podmioty zewnętrzne. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może następować wyłącznie pod warunkiem spełnienia wymagań określonych w RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Posiadają Państwo prawo do żądania dostępu do Państwa osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia do innego administratora danych.

Ponadto przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 21 RODO.

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie przez Państwo danych osobowych jest wymogiem ustawowym i jest niezbędne w celu udzielania świadczeń zdrowotnych. Niepodanie danych może być podstawą do odmowy udzielenia świadczenia zdrowotnego.

W celu skorzystania z w/w praw należy skontaktować się z Administratorem Danych lub z Inspektorem Ochrony Danych.