Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”) informuje się o przetwarzaniu danych oraz o prawach związanych z przetwarzaniem danych.

Administrator danych:

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Instytut Psychiatrii i Neurologii (dalej IPiN lub Instytut) z siedzibą w Warszawie przy ul. Sobieskiego 9 (kod pocztowy: 02-957), wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000133539, NIP: 5250009387, REGON: 000288509.

Inspektor Ochrony Danych:

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo skontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowym:

  • drogą elektroniczną: iod@ipin.edu.pl lub
  • korespondencyjnie na adres Instytutu: ul. Sobieskiego 9, 02-957 Warszawa (z dopiskiem „Ochrona Danych Osobowych”)
Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych:

IPiN przetwarza dane osobowe Pracowników w następujących celach:

cel przetwarzania

podstawa prawna

zawieranie, wykonywanie i zakończenie umowy o pracę lub innej formy współpracy

art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Ogólnego o Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., dalej: „RODO”, tj. niezbędność do zawarcia i wykonywania umowy o pracę, w tym korzystania z praw i wykonywania obowiązków pracownika lub IPiN

wykonywanie obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, w tym prowadzenie oraz archiwizacja akt osobowych

art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na IPiN m.in. prawa pracy, przepisów o ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości

podnoszenie kwalifikacji pracownika

art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na optymalnym wykorzystaniu potencjału osób zatrudnionych

zarządzanie personelem, planowanie i analiza zatrudnienia, zarządzanie mieniem powierzonym pracownikowi, wypłata wynagrodzenia, przydzielanie zadań

art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na optymalne wykorzystanie potencjału osób zatrudnionych

wykonywanie czynności związanych z ewentualną odpowiedzialnością porządkową pracowników, odpowiedzialnością pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy, odpowiedzialnością pracowników za mienie powierzone pracownikowi, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń

art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność do wykonywania umowy

wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów o: ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony oraz z innych zobowiązań wywodzących się z obowiązujących regulacji

art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na IPiN m.in. prawa pracy, przepisów o ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości

organizowanie i współfinansowanie dodatkowych świadczeń dla pracowników oraz dla członków rodziny lub partnerów pracowników (np. grupowe ubezpieczenie na życie, ubezpieczenia zdrowotne)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zagwarantowaniu jak najlepszych warunków pracy osobom zatrudnionym

zapewnienie bezpieczeństwa na terenie należącym do Administratora

art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa fizycznego osób przebywających na terenie IPiN oraz ochrony mienia

zapewnienie ochrony informacji oraz przestrzeganie tajemnic zawodowych

art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnianiu należytej ochrony informacji i tajemnic zawodowych

Okres przechowywania danych:

Dane osobowe Pracowników są przetwarzane:

  1. a) po 31.12.2018 – będą z mocy prawa przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie,
  2. b) przed 1.01.1999 – trzeba przechowywać przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia.
  3. c) w zakresie pozostałych danych – przez okres zatrudnienia, a po upływie tego czasu:
  • przez okresy przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych w celu umożliwienia Pracodawcy dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami; co do zasady jest to okres do 3 lat dla roszczeń pracowniczych oraz do 6 lat dla roszczeń osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne lub roszczeń w stosunku do takich osób) oraz
  • przez okresy wymagane przez prawo, w szczególności przez regulacje podatkowe – przez okresy przedawnienia zobowiązań podatkowych – lub przepisy o rachunkowości.
Odbiorcy danych:

Dane osobowe Pracowników mogą zostać udostępnione:

  1. a) podmiotom, którzy przetwarzają dane osobowe tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla realizacji usługi na zlecenie IPiN, takie jak:
  • dostawcy systemów informatycznych oraz usług hostingowych,
  • podmioty zapewniające obsługę prawną,
  1. b) Podmiotom, które są samodzielnymi administratorami danych, co oznacza, że IPiN nie ma wpływu na to, w jaki sposób oraz w jakim zakresie przetwarzają one Państwa dane osobowe:
  • podmioty świadczące usługi ochrony;
  • dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
  • podmioty świadczące usługi organizacji imprez lub konferencji;
  • podmioty realizujące usługi na rzecz Pracowników;
  1. c) wszelkie krajowe organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie.
Prawa przysługujące osobie, której dane są przetwarzane:

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełniania danych niekompletnych, ograniczenia przetwarzania, prawo do cofnięcia wyrażonych zgód na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Przysługuje Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji:

Nie będzie Pani/Pan podlegać decyzjom podejmowanym w sposób zautomatyzowany (bez udziału człowieka). Pani /Pana dane osobowe nie będą również wykorzystywane do profilowania.

W celu skorzystania z w/w praw należy skontaktować się z Administratorem Danych lub z Inspektorem Ochrony Danych.

Rozmiar czcionki
Kontrast